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Planning de ressources

L'élément Planning de ressources permet de visualiser et manipuler des événements et leurs ressources sur une timeline.

+Créer un planning de ressources

Depuis l'onglet DONNÉES, cliquez sur l'élément Plannings de ressources puis sur Nouveau planning de ressources.

⚙️ Éditer la source

Pour utiliser cet élément, vous devez tout d'abord paramétrer la source de données.
1️⃣ Choisissez tout d'abord la Source de votre Planning de ressources : soit depuis quel Table vous souhaitez récupérer les données.
2️⃣ Sélectionnez le champ de la Source à afficher, il détermine le début et la fin de vos événements. Vous pouvez choisir le champ de la source parmi les champs :
  • Plage de dates : vous devez choisir un seul champ Plage de dates qui déterminera le début et la fin de l'événement.
  • Plage de dates et heures : vous devez choisir un seul champ Plage de dates et heures qui déterminera le début et la fin de l'événement.
  • Date : vous pouvez soit choisir un seul champ date et l'événement se déroulera sur une seule journée, soit choisir un champ Date de début et un champ Date de fin pour que l'événement puisse se dérouler sur plusieurs jours.
  • Date et heure : vous devez sélectionner un champ Date et heure de début et un champ Date et heure de fin d'événement.
3️⃣ Choisissez si vous voulez récupérer les Enregistrements :
👉🏼 De l'Utilisateur connecté : signifie que les réponses qui s'afficheront dans le Planning seront issues des enregistrements remplis par l'Utilisateur uniquement. Par exemple, si l'Utilisateur a rempli 1 workflow "Ajouter une activité", alors, lors d'un ajout d'activité, seulement 2 activités apparaîtront sur le calendrier 👉🏼 Des Groupes auxquels appartient l'Utilisateur : signifie que les réponses qui s'afficheront dans le Planning seront issues des enregistrements remplis par l'Utilisateur ET des enregistrements remplis par les Utilisateurs faisant partie du même Groupe. Par exemple : si Marie et Paul font partie du même Groupe et qu'ils ont renseignés 2 activités chacun, alors 4 activités s'afficheront dans le Calendrier. 👉🏼 de Tout le monde : signifie que les réponses qui s'afficheront dans le Planning seront issues des enregistrements remplis par tous les Utilisateurs de l'Application.
4️⃣ Déterminez le Titre des événements. Vous pouvez le personnaliser en utilisant des variables qui seront visibles sur l'événement lorsque le Planning sera placé dans une page.
5️⃣ Déterminez la redirection lorsque l'Utilisateur cliquera sur l'événement. La redirection peut s'effectuer vers un Workflow, une Fiche, un Suivi ou un lien externe. Vous pouvez aussi afficher une Description pouvant contenir des variables et pouvant aussi contenir un bouton redirigeant vers une Fiche.

⚙️ Éditer les ressources

Vous pouvez ensuite configurer une ou plusieurs ressources. Les ressources sont forcément liées à la source de données : les ressources disponibles sont l'ensemble des champs de liaison de la table de la source. Les événements sont alors classés selon les ressources que vous avez choisies. Par exemple, les événements peuvent être classés selon la salle liée à l'événement, ou bien selon l'utilisateur créateur de l'événement.
6️⃣ Déterminez le nom de votre ressource.
7️⃣ Sélectionnez le champ de liaison à utiliser pour cette ressource, en choisissant parmi les champs Liaison simple ou les champs Liaison utilisateur de la source.
8️⃣ Vous pouvez choisir le tri de la ressource, qui peut être personnalisé selon vos préférences. Par défaut, les enregistrements de votre ressource seront triés dans l'ordre alphabétique.

☝🏻 Les conditions dans les Plannings de ressources

Filtrer la source

Vous pouvez définir des Conditions dans la source des Plannings de ressources :
  • en fonction de la réponse à un champ Utilisateur (identifiés par le (U) devant leur identifiant unique)
  • en fonction de la réponse à un champ du Workflow
  • en fonction d'un Persona, d'un Utilisateur, d'un Workflow, d'une étape de suivi en cours, de la date de création, de la date de modification, du statut de l'enregistrement.

Filtrer les ressources

De la même façon, il est possible de filtrer les ressources pour afficher uniquement certains enregistrements de la liaison dans le Planning de ressources.

⚙️ Paramétrer l'affichage par défaut

Tous les paramètres d'affichage par défaut de votre planning de ressources se trouvent dans les paramètres spécifiques à l'emplacement, c'est-à-dire qu'il faut placer le planning de ressource pour les voir apparaître.

Sens du planning de ressource

Vous pouvez choisir de mettre votre planning de ressources en mode Horizontal ou Vertical, le mode horizontal permet d'avoir les vues 'jour', 'semaine' et 'mois'. Vous pouvez aussi choisir la vue par défaut.
Affichage horizontal
Affichage vertical

Date affichée par défaut

La date qui sera affichée par défaut qu'on arrive sur le planning est également paramétrable. Vous pouvez choisir d'afficher la date du jour par défaut, ou bien d'afficher la date par rapport à un champ Date ou Date et heure d'une table ou d'un utilisateur.
Choisir la date affichée par défaut

Heures visibles

Par défaut, les heures visibles sur le planning de ressources sont de 00:00 à 24:00, mais vous pouvez modifier ces heures pour restreindre l'affichage sur votre planning. Quand les heures d'affichage ne sont plus celles par défaut, cela limite l'affichage mais cela limite aussi la création d'un événement, il ne sera plus possible pour un utilisateur de créer un événement au-delà de ces heures.

😎🖱️ Drag&Drop dans les Plannings de ressources

Tous les paramètres propres au drag&drop se trouvent également dans les paramètres spécifiques à l'emplacement.

➕🖱️ Création par clic & drag

Par défaut, le toggle "Autoriser la création au clic" est activé lors de l'ajout d'un planning de ressources dans une page, ce qui permet à l'utilisateur de créer un événement par clic & drag.
Lorsque l'utilisateur effectue un clic & drag sur le planning de ressources pour créer un événement, le workflow de la source s'ouvre et les champs temporels de la source, ainsi que la liaison de la ressource sur laquelle l'utilisateur a créé l'événement, sont automatiquement remplis.
La création par clic & drag peut être conditionnée en fonction de l'utilisateur connecté (champs utilisateurs, persona, utilisateur particulier).
Par exemple, ici, seul le Manager peut créer un événement par clic & drag :
Exemple de condition appliquée à la création par clic & drag

✏️🖱️Modification par drag & drop

Par défaut, le toggle "Autoriser la modification par drag & drop" est activé lors de l'ajout d'un planning de ressources dans une page, ce qui permet à l'utilisateur de modifier un événement par drag & drop.
La modification par drag & drop peut être conditionnée en fonction :
  • des champs de la table ou de l'utilisateur créateur de l'enregistrement
  • de l'enregistrement
  • de l'utilisateur connecté
Par exemple, ici, les utilisateurs peuvent modifier uniquement leurs enregistrements par drag & drop :
Exemple de condition appliquée à la modification par drag & drop

🔼🖱️Chevauchement des events en drag & drop

Il est possible d'interdire la chevauchement des events par drag&drop en cochant le toggle Empêcher le chevauchement des events en drag & drop.
Les utilisateurs ne pourront alors plus créer ou déplacer des événements sur un créneau déjà pris.
Aperçu côté EndUser

🚧 Exemple : créer un planning de réservation de salles

L'objectif de cet exemple est de concevoir un planning de réservation de salles en utilisant la fonctionnalité de drag & drop. Ainsi, lorsque qu'un créneau est réservé pour une salle, aucun autre événement ne peut être placé dans cette salle au même moment. De plus, les utilisateurs auront la possibilité de déplacer uniquement leurs propres événements, sans pouvoir modifier ceux des autres.
Tables et Champs Requis :
  • Table Salle avec le champ texte Nom salle (ex : Salle A, Salle B, Salle C).
  • Table Réservation avec les champs plage de dates avec heures, liaison simple liée à la table Salle et texte Nom event.
Configuration du planning de ressources
1️⃣ Créez un planning de ressources avec la table Réservation comme source.
2️⃣ Choisissez le champ Plage de dates avec heures comme champ de la source du planning.
3️⃣ Utilisez le champ Liaison simple liée à la table Salle comme champ de la ressource.
Workflow de la Table Réservation
4️⃣ Dans le workflow de la table Réservation, placer uniquement le champ Nom event. Les champs Plage de dates avec heures et Liaison simple ne doivent pas être inclus ici, car nous souhaitons que les utilisateurs ne puissent pas modifier manuellement les horaires et les salles de réservation. Ces informations seront déterminées uniquement par le drag & drop.
Paramètres spécifique à l'emplacement du Planning de Ressources
5️⃣ Autorisez la création par clic & drag pour permettre aux utilisateurs de créer des événements en clic & drag.
6️⃣ Autorisez la modification par drag & drop. Conditionnez la modification par drag & drop pour que les utilisateurs puissent déplacer uniquement leurs propres enregistrements, assurant ainsi la gestion sécurisée des réservations.
7️⃣ Empêchez le chevauchement des événements en drag & drop.
Aperçu côté EndUser :
Création d'un événement
Modification d'un événement