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Les Suivis

➕ Créer un suivi dans un parcours

Il est possible de mettre en place des processus partant des Parcours : on les appelle des Suivis.
De la même manière que les Parcours, les Suivis sont composés de Pages et d'Actions qui constituent des étapes que l'on appelle "Etape du Suivi".
Enrichir les Parcours de Suivis avec des étapes qui permettent de configurer des workflows (gestion de processus de travail). On accède à un Suivi depuis un Tableau en ajoutant la colonne "Accès à un suivi" ou depuis un bouton placé dans une fiche. L'accès au Suivi va permettre à l'Utilisateur de faire progresser le Suivi en plaçant des boutons qui mènent vers des étapes ultérieures. Vous pouvez aussi afficher l'Etape de Suivi en cours à un Utilisateur qui n'a pas accès à la modification d'un Suivi. Ainsi, ce dernier a quand même connaissance de l'étape du Suivi en cours.

Redirection d'un suivi

Il est possible d'ajouter une action > redirection > "fermer toutes les pop-up" au niveau de la dernière étape d'un suivi.
Cela permet à l'utilisateur de cliquer sur un bouton afin de fermer toutes les pop-ups ouvertes préalablement pour revenir sur la dernière page ouverte.
Cela facilite la navigation de l'utilisateur dans le cas où, pour accéder à un suivi, il a tout d'abord accédé à une fiche puis à un suivi, puis à une autre fiche pour ouvrir un deuxième suivi (...) et il peut il y en avoir beaucoup 😃
Quelques étapes pour mettre en place cette action de redirection : 1️⃣ Sur la page de la dernière étape de votre suivi, insérez un bouton menant vers l'étape suivante appelé "Terminer" par exemple 2️⃣ Ajoutez une action redirection 3️⃣ Dans la liste déroulante, sélectionnez "Fermer toutes les pop-ups"

👁 Exemples de Suivi

▪️ Exemple #1

CONTEXTE Je suis un Manager dans une société, j'ajoute des Chantiers via un Parcours puis, je veux les affecter à des collaborateurs via un Suivi. Je veux que le Directeur de la société ait accès à la liste complète des chantiers et lui indiquer à quelle étape de l'affectation est le chantier.
Au niveau du Parcours "Nouveau chantier", je crée un Suivi "Affectation" avec plusieurs Pages dont le titre de ces dernières est équivalent à mes étapes : 1️⃣ Le Chantier n'a pas encore été affecté = par défaut, lorsque je vais créer un chantier, le Suivi se situera sur cette première étape.
Création de l'étape 1 du Suivi
2️⃣ Affectation en cours = lorsque le Manager clique sur le bouton Affecter le chantier (bouton paramétré pour pointer vers l'étape suivante), il a la possibilité d'affecter le chantier à un collaborateur.
Création de l'étape 2 du Suivi
3️⃣ Chantier affecté = lorsque le Manager clique sur Valider l'affectation (bouton paramétré pour pointer vers l'étape suivante), le chantier est noté comme affecté.
Création de l'étape 3 du Suivi
4️⃣ Ajouter une Action : envoyer un email. Le Manager a maintenant affecté le chantier. Pour la prochaine étape, vous pouvez programmer l'envoi d'un email à destination de la personne affectée sur le chantier afin qu'il en soit tenu informé. L'email sera envoyé dès que le Manager cliquera sur "Envoyer un email au collaborateur" (bouton paramétré pour pointer vers l'étape suivante = l'envoi d'un email).
Exemple de suivi #1 : affectation d'un chantier
Aperçu du Tableau du Directeur Sur ce tableau, on voit bien la liste entière des chantiers puis sur la dernière colonne, l'étape du Suivi du chantier qui s'affiche en toutes lettres sans que celui-ci ait accès à sa modification.
Affichage de l'étape du Suivi dans un Tableau

▪️ Exemple #2

Vous pouvez aussi créer des Suivis très élaborés en utilisant les Scénarios Conditionnels. CONTEXTE Je suis un commercial dans l'immobilier. L'app me permet de créer des dossiers d'estimation de biens via un Parcours. Je dois obligatoirement télécharger le dossier d'estimation dans le Parcours ; c'est un document obligatoire (mais non bloquant pour enregistrer mon Parcours).
  • Si ce document est bien importé, mon dossier est complet et est déclaré comme traité.
  • Si ce document n'est pas importé dans mon Parcours alors, mon dossier est incomplet et est déclaré en anomalie.
En tant que Maker, je créé donc un Suivi qui va permettre à mon supérieur de déclarer si un dossier est complet ou en anomalie. Puisque le Suivi contient deux conditions, nous allons insérer une Action Scénario Conditionnel dans le Suivi.
1️⃣ J'ajoute une Page que je nomme "A traiter" et y fait apparaître un titre et un bouton menant à l'étape suivante. A ce stade, l'étape #1 du suivi du dossier est "A traiter" afin d'introduire le Scénario Conditionnel. Cette étape est commune aux deux scénarios.
2️⃣ J'ajoute l'action Scénario Conditionnel pour créer le Scénario n°1 selon lequel mon dossier est complet. Je le nomme "Dossier complet". 👉🏼 Je programme la Condition : Si le dossier d'estimation est non nul alors CES étapes du Suivi vont s'afficher. 👉🏼 J'ajoute une Page que je nomme "Dossier complet" avec un texte libre qui signale que le dossier est complet. A ce stade, l'étape #2 du suivi du dossier est "Dossier complet".
3️⃣ Je crée le scénario conditionnel n°2 selon lequel mon dossier est incomplet. Je le nomme "Dossier incomplet". 👉🏼 Je programme la Condition : Si le dossier d'estimation est nul alors CES étapes du Suivi vont s'afficher. 👉🏼 J'ajoute une Page que je nomme "Anomalie" en signalant par un texte libre que le document d'estimation est manquant et je donne la possibilité de l'ajouter en ajoutant l'élément champ fichier. A ce stade, l'étape #2 du suivi du dossier est "Anomalie".
L'Utilisateur pourra passer à l'étape suivante si et seulement si le champ "Dossier estimation" est non nul. La condition se paramètre sur le bouton qui mène à l'étape suivante.
👉🏼 J'ajoute une dernière Page que je nomme "Dossier Complet". A ce stade, l'étape #3 du suivi du dossier est "Dossier complet".
Aperçu du Tableau des estimations On voit bien la liste des estimations et les Etapes du Suivi.

☝🏼Les Conditions dans les Suivis

De la même manière que pour la création de vos Pages dans vos Parcours, les lignes et colonnes de vos Pages dans un Suivi peuvent être conditionnées. Pour en savoir plus concernant les conditions dans les Pages, 👉🏼 rendez-vous sur ce lien.