👀Les Suivis
➕ Créer un suivi dans un workflow
Il est possible de mettre en place des processus partant des Workflows : on les appelle des Suivis.
De la même manière que les Workflows, les Suivis sont composés de Pages et d'Actions qui constituent des étapes que l'on appelle "Etape du Suivi".
Enrichir les Workflows de Suivis avec des étapes qui permettent de configurer des workflows (gestion de processus de travail). On accède à un Suivi depuis un Tableau en ajoutant la colonne "Accès à un suivi" ou depuis un bouton placé dans une fiche. L'accès au Suivi va permettre à l'Utilisateur de faire progresser le Suivi en plaçant des boutons qui mènent vers des étapes ultérieures.
⏭️ Types de suivi
Il existe deux types de suivis :
Les suivis avec pages : permettent à l'utilisateur de quitter le suivi sur une page et de le relancer plus tard, il reprendra le suivi exactement où il l'a quitté.
Les suivis sans page donc uniquement composés d'actions : l'utilisateur recommence le suivi depuis le début à chaque fois qu'il le relance. Dans ce cas, toutes les actions du suivi seront relancées automatiquement.
⚙️ Paramètres d'un suivi
Il y a plusieurs paramètres possibles dans un suivi :
Masquer le bouton fermer : Permet de ne pas afficher le bouton pour fermer le suivi.
Style des pages : Permet de choisir d'afficher le suivi dans une pop-up, ce qui est le comportement par défaut, ou en pleine page.
Redirection d'un suivi
Il est possible d'ajouter une action > redirection > "fermer toutes les pop-up" au niveau de la dernière étape d'un suivi.
Cela permet à l'utilisateur de cliquer sur un bouton afin de fermer toutes les pop-ups ouvertes préalablement pour revenir sur la dernière page ouverte.
Cela facilite la navigation de l'utilisateur dans le cas où, pour accéder à un suivi, il a tout d'abord accédé à une fiche puis à un suivi, puis à une autre fiche pour ouvrir un deuxième suivi (...) et il peut il y en avoir beaucoup 😃
Quelques étapes pour mettre en place cette action de redirection : 1️⃣ Sur la page de la dernière étape de votre suivi, insérez un bouton menant vers l'étape suivante appelé "Terminer" par exemple 2️⃣ Ajoutez une action redirection 3️⃣ Dans la liste déroulante, sélectionnez "Fermer toutes les pop-ups"
👁 Exemples de Suivi
▪️ Exemple #1
CONTEXTE
Je suis un Commercial et je souhaite envoyer un mail de relance à un de mes clients via un suivi Relance.
J'ai une table Clients qui me permet d'ajouter des clients (nom, prénom, email, ...). Au niveau de cette table, je crée un suivi Relance. J'ajoute une action Envoi de mail, et je la paramètre avec les variables de la table Clients.
Aperçu du Tableau du commercial
Dans ce tableau, je vois la liste des clients, puis sur la dernière colonne je peux envoyer un mail de relance au client directement en appuyant sur le bouton.
▪️ Exemple #2
CONTEXTE Je suis un Manager dans une société, j'ajoute des Chantiers via un workflow Nouveau chantier puis, je veux les affecter à des collaborateurs via un Suivi Affectation. Je veux que le Directeur de la société ait accès à la liste complète des chantiers et lui indiquer le statut de l'affectation du chantier.
Dans la table Nouveau chantier j'ajoute un champ Single select nommé Affectation chantier ayant pour options : Chantier non affecté, Affectation en cours, Chantier affecté. À la fin du workflow Nouveau Chantier, je met à jour le champ Affectation chantier pour qu'il prenne la valeur Chantier non affecté. Chaque nouveau chantier aura donc un statut d'affectation égal à Chantier non affecté.
Au niveau du workflow Nouveau chantier, je crée un Suivi Affectation avec plusieurs Pages et plusieurs actions Mettre à jour les champs:
1️⃣ Page Le Chantier n'a pas encore été affecté = par défaut, lorsque je vais créer un chantier, le Suivi se situera sur cette première page. Le champ Affectation chantier prend toujours la valeur Chantier non affecté.
2️⃣ Action Mettre à jour les champs : Le champ Affectation chantier est mis à jour à Affection en cours.
3️⃣ Page Affectation en cours = lorsque le Manager clique sur le bouton Affecter le chantier (bouton paramétré pour pointer vers l'étape suivante), il a la possibilité d'affecter le chantier à un collaborateur. Le champ Affectation chantier prend toujours la valeur Affectation en cours.
4️⃣ Action Mettre à jour les champs : Le champ Affectation chantier est mis à jour à Chantier affecté.
5️⃣ Page Chantier affecté = lorsque le Manager clique sur Valider l'affectation (bouton paramétré pour pointer vers l'étape suivante).
Le Manager a maintenant affecté le chantier.
6️⃣ Ajouter une Action : envoyer un email. Pour la prochaine étape, vous pouvez programmer l'envoi d'un email à destination de la personne affectée sur le chantier afin qu'il en soit tenu informé. L'email sera envoyé dès que le Manager cliquera sur "Envoyer un email au collaborateur" (bouton paramétré pour pointer vers l'étape suivante = l'envoi d'un email).
Aperçu du Tableau du Directeur Sur ce tableau, on voit bien la liste entière des chantiers puis sur la dernière colonne, le champ Single select Affectation chantier.
▪️ Exemple #3
Vous pouvez aussi créer des Suivis très élaborés en utilisant les Scénarios Conditionnels. CONTEXTE Je suis un commercial dans l'immobilier. L'app me permet de créer des dossiers d'estimation de biens via une table Dossier.
Je dois obligatoirement télécharger le dossier d'estimation dans le workflow ; c'est un document obligatoire (mais non bloquant pour enregistrer mon workflow).
Si ce document est bien importé, mon dossier est complet et est déclaré comme traité.
Si ce document n'est pas importé, mon dossier est incomplet et est déclaré en anomalie.
En tant que Maker, dans ma table Dossier, j'ajoute un champ Single select Statut dossier avec les options : 👉🏻 À traiter, ❗️Anomalie, ✅ Dossier complet. À la fin de mon workflow, j'ajoute une action Mettre à jour les champs et je mets à jour le champ Statut dossier à la valeur 👉🏻 À traiter.
Puis je créé un Suivi qui va permettre à mon supérieur de déclarer si un dossier est complet ou en anomalie. Puisque le Suivi contient deux conditions, nous allons insérer une Action Scénarios Conditionnels dans le Suivi.
J'ajoute l'action Scénarios Conditionnels pour créer le Scénario n°1 selon lequel mon dossier est complet. Je le nomme "Dossier complet". 👉🏼 Je programme la Condition : Si le dossier d'estimation est non nul alors CES étapes du Suivi vont s'afficher.
👉🏼 J'ajoute une action Mettre à jour les champs et je mets à jour le champ Statut dossier à la valeur personnalisée ✅ Dossier complet
👉🏼 J'ajoute une Page que je nomme "Dossier complet" avec un texte libre qui signale que le dossier est complet.
3️⃣ Je crée le scénario conditionnel n°2 selon lequel mon dossier est incomplet. Je le nomme "Dossier incomplet". 👉🏼 Je programme la Condition : Si le dossier d'estimation est nul alors CES étapes du Suivi vont s'afficher.
👉🏼 J'ajoute une action Mettre à jour les champs et je mets à jour le champ Statut dossier à la valeur personnalisée ❗️Anomalie.
👉🏼 J'ajoute une Page que je nomme "Anomalie" en signalant par un texte libre que le document d'estimation est manquant et je donne la possibilité de l'ajouter en ajoutant l'élément champ fichier.
L'Utilisateur pourra passer à l'étape suivante si et seulement si le champ "Dossier estimation" est non nul. La condition se paramètre sur le bouton qui mène à l'étape suivante.
👉🏼 J'ajoute une action Mettre à jour les champs et je mets à jour le champ Statut dossier à la valeur personnalisée ✅ Dossier complet.
👉🏼 J'ajoute une dernière Page que je nomme "Dossier Complet".
Aperçu du Tableau des estimations On voit bien la liste des estimations et le statut du dossier.
☝🏼Les Conditions dans les Suivis
De la même manière que pour la création de vos Pages dans vos Workflows, les lignes et colonnes de vos Pages dans un Suivi peuvent être conditionnées. Pour en savoir plus concernant les conditions dans les Pages, 👉🏼 rendez-vous sur ce lien.
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