> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://ksaar.gitbook.io/ksaar-documentation/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://ksaar.gitbook.io/ksaar-documentation/les-workflows/les-suivis.md). # Les Suivis ## ➕ Créer un suivi dans une table Il est possible de mettre en place des processus partant des Workflows ou des éléments d'affichage de données : on les appelle des Suivis. De la même manière que les Workflows, les Suivis sont composés de Pages et d'Actions qui constituent des étapes que l'on appelle "Etape du Suivi".

Ils permettent d’enrichir les Workflows avec des étapes supplémentaires, facilitant ainsi la configuration et la gestion de processus de travail.\ \ On accède à un Suivi depuis un Tableau en ajoutant la colonne "Accès à un suivi", depuis un bouton placé dans une fiche ou dans un workflow, ou depuis une action redirection. \ L'accès au Suivi va permettre à l'Utilisateur de faire progresser le Suivi en plaçant des boutons qui mènent vers des étapes ultérieures. ### ⏭️ Types de suivi Il existe deux types de suivis : * Les suivis **avec pages** : permettent à l'utilisateur de quitter le suivi sur une page et de le relancer plus tard, il reprendra le suivi exactement où il l'a quitté. * Les suivis **sans page** donc uniquement composés d'actions : l'utilisateur recommence le suivi depuis le début à chaque fois qu'il le relance. Dans ce cas, toutes les actions du suivi seront relancées automatiquement. ### ⚙️ Paramètres d'un suivi Il y a plusieurs paramètres possibles dans un suivi :

* **Masquer le bouton fermer :** Permet de ne pas afficher le bouton pour fermer le suivi. * **Style des pages :** Permet de choisir d'afficher le suivi dans une pop-up, ce qui est le comportement par défaut, ou en pleine page.

### Redirection d'un suivi Il est possible d'ajouter une action > redirection > "fermer toutes les pop-up" au niveau de la dernière étape d'un suivi. Cela permet à l'utilisateur de cliquer sur un bouton afin de fermer toutes les pop-ups ouvertes préalablement pour revenir sur la dernière page ouverte. Cela facilite la navigation de l'utilisateur dans le cas où, pour accéder à un suivi, il a tout d'abord accédé à une fiche puis à un suivi, puis à une autre fiche pour ouvrir un deuxième suivi (...) et il peut il y en avoir beaucoup 😃 Quelques étapes pour mettre en place cette action de redirection : \ \ 1️⃣ Sur la page de la dernière étape de votre suivi, insérez un bouton menant vers l'étape suivante appelé "Terminer" par exemple \ 2️⃣ Ajoutez une action redirection \ 3️⃣ Dans la liste déroulante, sélectionnez "Fermer toutes les pop-ups" ![](/files/-MTe37ICgR8FuVloS0RI) ### 👁 E**xemples de Suivi** #### **▪️ Exemple #1** **CONTEXTE** Je suis un Commercial et je souhaite envoyer un mail de relance à un de mes clients via un suivi **Relance**. J'ai une table **Clients** qui me permet d'ajouter des clients (nom, prénom, email, ...). Au niveau de cette table, je crée un suivi **Relance.** J'ajoute une action **Envoi de mail**, et je la paramètre avec les variables de la table **Clients**.

**Aperçu du Tableau du commercial** Dans ce tableau, je vois la liste des clients, puis sur la dernière colonne je peux envoyer un mail de relance au client directement en appuyant sur le bouton.

#### **▪️ Exemple #2** **CONTEXTE** \ Je suis un Manager dans une société, j'ajoute des Chantiers via un workflow **Nouveau chantier** puis, je veux les affecter à des collaborateurs via un Suivi Affectation. Je veux que le Directeur de la société ait accès à la liste complète des chantiers et lui indiquer le statut de l'affectation du chantier. Dans la table **Nouveau chantier** j'ajoute un champ Single select nommé **Affectation chantier** ayant pour options : Chantier non affecté, Affectation en cours, Chantier affecté. À la fin du workflow Nouveau Chantier, je met à jour le champ **Affectation chantier** pour qu'il prenne la valeur Chantier non affecté. Chaque nouveau chantier aura donc un statut d'affectation égal à Chantier non affecté.

Au niveau du workflow **Nouveau chantier**, je crée un Suivi **Affectation** avec plusieurs Pages et plusieurs actions Mettre à jour les champs: \ 1️⃣ Page **Le Chantier n'a pas encore été affecté** = par défaut, lorsque je vais créer un chantier, le Suivi se situera sur cette première page. Le champ **Affectation chantier** prend toujours la valeur **Chantier non affecté**.

2️⃣ Action **Mettre à jour les champs** : Le champ **Affectation chantier** est mis à jour à **Affection en cours**.

3️⃣ Page **Affectation en cours** = lorsque le Manager clique sur le bouton *Affecter le chantier* (bouton paramétré pour pointer vers l'étape suivante), il a la possibilité d'affecter le chantier à un collaborateur. Le champ **Affectation chantier** prend toujours la valeur **Affectation en cours**.

4️⃣ Action **Mettre à jour les champs** : Le champ **Affectation chantier** est mis à jour à **Chantier affecté**.

5️⃣ Page **Chantier affecté** = lorsque le Manager clique sur *Valider l'affectation* (bouton paramétré pour pointer vers l'étape suivante).

Le Manager a maintenant affecté le chantier. 6️⃣ Ajouter une **Action : envoyer un email**. \ Pour la prochaine étape, vous pouvez programmer l'envoi d'un email à destination de la personne affectée sur le chantier afin qu'il en soit tenu informé. \ L'email sera envoyé dès que le Manager cliquera sur "Envoyer un email au collaborateur" (bouton paramétré pour pointer vers l'étape suivante = l'envoi d'un email).

Exemple de suivi #1 : affectation d'un chantier

**Aperçu du Tableau du Directeur**\ Sur ce tableau, on voit bien la liste entière des chantiers puis sur la dernière colonne, le champ Single select **Affectation chantier**.

#### **▪️ Exemple #3** Vous pouvez aussi créer des Suivis très élaborés en utilisant les [**Scénarios Conditionnels**](/ksaar-documentation/aller-plus-loin/les-scenarios-conditionnels.md)**.** \ \ **CONTEXTE**\ Je suis un commercial dans l'immobilier. L'app me permet de créer des dossiers d'estimation de biens via une table **Dossier**. Je dois obligatoirement télécharger le dossier d'estimation dans le workflow ; **c'est** **un document obligatoire** (mais non bloquant pour enregistrer mon workflow). * Si ce document est bien importé, mon **dossier est complet** et est déclaré comme traité.
* Si ce document n'est pas importé, mon **dossier est incomplet** et est déclaré en anomalie.
En tant que Maker, dans ma table **Dossier**, j'ajoute un champ Single select **Statut dossier** avec les options : 👉🏻 À traiter, ❗️Anomalie, ✅ Dossier complet. À la fin de mon workflow, j'ajoute une action **Mettre à jour les champs** et je mets à jour le champ **Statut dossier** à la valeur 👉🏻 À traiter. Puis je créé un Suivi qui va permettre à mon supérieur de déclarer si un dossier est complet ou en anomalie. Puisque le Suivi contient deux conditions, nous allons insérer une Action **Scénarios Conditionnels** dans le Suivi. J'ajoute l'action **Scénarios Conditionnels** pour créer le Scénario n°1 selon lequel mon dossier est complet. Je le nomme "Dossier complet". \ \ 👉🏼 Je programme **la Condition** : Si le dossier d'estimation est non nul alors CES étapes du Suivi vont s'afficher. 👉🏼 J'ajoute une action **Mettre à jour les champs** et je mets à jour le champ **Statut dossier** à la valeur personnalisée ✅ Dossier complet 👉🏼 J'ajoute **une Page** que je nomme "Dossier complet" avec un texte libre qui signale que le dossier est complet.

3️⃣ **Je crée le scénario conditionnel n°2** selon lequel mon dossier est incomplet. Je le nomme "Dossier incomplet". \ \ 👉🏼 Je programme **la Condition** : Si le dossier d'estimation est nul alors CES étapes du Suivi vont s'afficher. 👉🏼 J'ajoute une action **Mettre à jour les champs** et je mets à jour le champ **Statut dossier** à la valeur personnalisée ❗️Anomalie. 👉🏼 J'ajoute **une Page** que je nomme "Anomalie" en signalant par un texte libre que le document d'estimation est manquant et je donne la possibilité de l'ajouter en ajoutant l'élément champ fichier.

L'Utilisateur pourra passer à l'étape suivante si et seulement si le champ "Dossier estimation" est non nul. La condition se paramètre sur le bouton qui mène à l'étape suivante. 👉🏼 J'ajoute une action **Mettre à jour les champs** et je mets à jour le champ **Statut dossier** à la valeur personnalisée ✅ Dossier complet. 👉🏼 J'ajoute une dernière **Page** que je nomme "Dossier Complet".

**Aperçu du Tableau des estimations**\ On voit bien la liste des estimations et le statut du dossier.

### ☝🏼Les Conditions dans les Suivis De la même manière que pour la création de vos Pages dans vos Workflows, les lignes et colonnes de vos Pages dans un Suivi peuvent être conditionnées. \ \ Pour en savoir plus concernant les conditions dans les Pages, 👉🏼[ **rendez-vous sur ce lien**](/ksaar-documentation/les-concepts-de-base/lespace-personnel.md#dans-les-pages-de-lespace-personnel)**.** ## 👀 Suivi des exécutions {% hint style="info" %} Il est possible de consulter l'historique des exécutions effectuées dans un suivi dans l'onglet exécutions. La documentation associée se trouve ici : [Suivi des exécutions](/ksaar-documentation/aller-plus-loin/suivi-des-executions.md) {% endhint %} --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter, and the optional `goal` query parameter: ``` GET https://ksaar.gitbook.io/ksaar-documentation/les-workflows/les-suivis.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is optional and describes the broader end goal you are ultimately trying to accomplish on behalf of the user. GitBook uses it to tailor the answer towards what is most useful for that goal. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.