🗓️Synchroniser un agenda Google avec des enregistrements Ksaar

🚧 Exemple : Récupérer des événements issus de Ksaar dans un agenda Google avec Make

Pour synchroniser un calendrier Ksaar avec un calendrier Google Calendar, commencez par créer, sur votre application Ksaar, un workflow destiné à la création d’événements, intégrant tous les champs jugés nécessaires.

Création d’un événement

1️⃣ Tout d'abord, créez un scénario sur Make dédié à la création d'événements. Assurez-vous de disposer d'une clé API liée à l'application ; si ce n'est pas le cas, générez-en une, en prenant soin de noter le mot de passe.

2️⃣ Ensuite, initialisez le scénario sur Make avec un module Ksaar de type "Watch Records". Ce module nécessitera la connexion à l'API souhaitée, la sélection de l'application appropriée, en l'occurrence "Synchroniser Google Calendar", et le choix du bon workflow, ici "Événements". Réglez également le "Schedule setting" selon vos préférences.

3️⃣ Le second module sera un module Google Calendar, qui devra être lié à une adresse Gmail qui peut être créée spécifiquement pour l'application. Cette adresse servira de point central pour la création de tous les événements, car elle sera considérée comme l'organisateur. Dans ce module, optez pour l'option "Create an event". Le choix du calendrier pour la création de l'événement n'est pas crucial, mais vous devrez toujours utiliser le même par la suite. Paramétrez la création de l’événement sur "In detail" et activez le toggle "Show advanced settings". Vous devrez remplir les différents champs de l'événement en utilisant les champs correspondants du workflow Ksaar. Par exemple, le paramètre "Attendees" correspond aux invités.

4️⃣ Poursuivez avec un troisième module Ksaar "update a record" qui servira à enregistrer l'ID Google Calendar associé à l'événement créé, ce qui sera essentiel dans le cas d’une modification ultérieure de l’événement. Avant d'utiliser ce module, assurez-vous d'avoir ajouté un champ dans le workflow Ksaar dédié à collecter l'ID Google Calendar. Sur ce module "Update a record", renseignez le champ "Record ID" associé au premier module puis mettez à jour le champ prévu pour recueillir l'ID Google Calendar avec l'Event ID du second module Google Calendar.

Mise à jour d’un événement

1️⃣ Préparez un second scénario Make pour la modification des événements déjà créés.

2️⃣ Sur les mêmes bases que le premier scénario, insérez un premier module Ksaar, à la différence près qu’il s’agira cette fois-ci d’un type "Watch records update".

3️⃣ Ajoutez ensuite un module Google Calendar de type "Update an event", en veillant à sélectionner le même calendrier que dans le premier scénario. L'Event ID doit être fourni par le champ associé dans le workflow Ksaar, et de manière générale, tous les champs susceptibles d'être modifiés doivent être renseignés avec leurs équivalents dans Ksaar.

Suppression d’un événement

Pour le troisième scénario Make, dédié à la suppression des événements, la démarche est différente.

1️⃣ Commencez par insérer un module webhook sur Make et créez un nouveau webhook.

2️⃣ Copiez l'URL du webhook et, dans Ksaar, mettez en place un suivi de suppression d'événement qui débutera par un call API de type POST avec l'URL du webhook (il est important de placer cette étape avant la suppression effective de l’enregistrement). Dans cette étape de Call API, insérez un champ field "ID" avec pour valeur l'ID de l'événement Google Calendar associé à l'enregistrement.

3️⃣ Retournez ensuite sur Make pour conditionner le Webhook à recevoir cet ID. Cliquez sur "Redetermine data structure" puis cliquez sur "Tester la requête" depuis Ksaar, vous devriez recevoir "accepted".

4️⃣ Enfin, sur Make, ajoutez un module Google Calendar "Delete an Event", en utilisant à nouveau le calendrier habituel. Pour l'Event ID, fournissez le champ ID lié au module Webhook.