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Le Workflow

ONGLET WORKFLOWS
L'onglet Workflows regroupe les Workflows, qui permettent de créer un enregistrement, les Fiches qui permettent de visualiser et modifier un enregistrement, et les Suivis, qui permettent de modifier un enregistrement en suivant des étapes et en effectuant des actions.
On peut ajouter autant de workflows que nécessaire.
Les Workflows sont une successions de Pages et d'Actions. Les Pages sont visibles par les utilisateurs mais pas les Actions.
Un workflow est toujours lié à une table, tous les champs que l'on utilise et tous les enregistrements que l'on créé depuis ce workflow se retrouvent dans la table du même nom dans la vue Data.

✖️ Workflow d'inscription et Workflow de création

🔹 Le workflow d'accès

Le workflow d'accès est rempli une seule fois par l'Utilisateur. Il lui donne la possibilité de s'inscrire et de définir un mot de passe afin d'avoir accès à son Espace Personnel. Après s'être inscrit, l'utilisateur accèdera à son Espace Personnel via la page de connexion (login, mot de passe). Une fois la création de votre Persona terminé, un workflow d'inscription pré-programmé est d'ores est déjà en place et garantit la sécurité de vos données 🔐.

🤓 Workflow d'accès côté USER

Lorsqu'il clique sur le lien d'inscription, l'Utilisateur arrive sur cette Page.
Aperçu d'une page d'inscription côté USER
⚙️ Vous pouvez modifier le workflow d'inscription en ajoutant ou retirant des informations. Par exemple : ajouter le champ "Adresse" pour demander une adresse postale. Une fois ses informations renseignées, l'Utilisateur clique sur "Continuer". On lui demande ensuite de définir un mot de passe. Celui-ci doit contenir au moins : 8 caractères dont au moins 1 majuscule, 1 chiffre & 1 caractère spécial. Si le mot de passe ne remplit pas ces conditions, alors l'inscription ne peut pas se poursuivre. Le mot de passe est demandé une seconde fois pour confirmation.
Aperçu côté USER du processus d'inscription > Définir un mot de passe
Une fois le mot de passe défini, l'Utilisateur clique sur "Continuer". Un code lui est demandé à la page suivante. Ce dernier lui a été envoyé par email.
Aperçu côté USER du processus d'inscription > Finaliser l'inscription
Pour rappel, vous pouvez personnaliser le texte de cet email au niveau de l'Edition du Workflow d'Accès. Une fois le code copié/collé ou entré manuellement, l'Inscription est finalisée et l'Utilisateur a accès à son Espace Personnel. Pour se connecter, l'Utilisateur devra ensuite entrer son email et son mot de passe définit lors de son inscription.

🔸 Les workflows de création

Les workflows de création sont des successions de Pages et d'Actions qui vous permettent de collecter des données. Ils sont accessibles par l'Utilisateur depuis l'Espace Personnel via des boutons.
Pour commencer, cliquez sur Ajouter un workflow, nommez-le et vous pouvez commencer à créer votre workflow avec l'ajout de Pages et d'Actions.
Un workflow n'est pas propre à un Persona. Vous pouvez créer un workflow au niveau du persona#1 et il sera disponible pour le persona#2.
Il est possible de dupliquer un Workflow. De nouveaux champs seront alors créés avec la terminaison "-copy".

📝 Les Pages

Il existe deux types de page :
  • Les pages libres qui contiennent les éléments de base
  • Les pages d'inscription (uniquement dans le workflow d'inscription et qui garantissent la sécurité des données).

💣 Les Actions

Il est possible de mettre de nombreux types d'action dans les workflows :

⚙️ Paramètres d'un workflow

Plusieurs paramètres sont disponibles pour un workflow :
  • Autoriser seulement le créateur de l'enregistrement à l'éditer : Comme son nom l'indique, si ce paramètre est sélectionné, il sera impossible de modifier l'enregistrement pour une personne qui ne l'a pas créé, que ce soit à travers une action ou sur une page.
  • Masquer la barre à gauche : Pour les workflows publics ou ceux qui s'affichent à partir d'une redirection vers une nouvelle page, la barre de gauche avec les étapes de workflow ne s'affichera pas avec ce paramètre.
  • Masquer le bouton fermer : Permet de ne pas afficher le bouton pour fermer le workflow.
  • Style des pages : Permet de choisir d'afficher le workflow dans une pop-up, ce qui est le comportement par défaut, ou en pleine page.
Workflow en pop-up
Workflow en pleine page