⏭️Éléments matrices

🕵🏼 Qu'est-ce qu'une matrice ?

D'un point de vue formel, une matrice est un tableau que l'Utilisateur final de l'Application peut remplir (ajouter des lignes et remplir les champs) et dont il peut modifier le contenu de chaque ligne. Chaque ligne constitue un ensemble de données qui sont liées et qui peuvent donc être réutilisées. Les lignes sont associées à la Matrice.

💡 Cette fonctionnalité permet de remplir des documents plus facilement, comme des factures par exemple. Chaque ligne peut aussi renvoyer à une Fiche ou à un Suivi. Dans le cas illustré ci-dessous, la ligne peut renvoyer à une Fiche contenant les informations du fournisseur. Surtout, il est possible d'effectuer des calculs utilisant les données de la Matrice.

👩🏼‍💻 A quoi sert une matrice ?

✨ L'usage que l'on peut faire des Matrices est pluriel. Prenons un exemple pour illustrer ces différentes possibilités. L'entreprise Liaison vend toutes sortes d'outils et utilise KSAAR pour prendre ses commandes et facturer ses clients.

🛒 Pour chaque commande, les commerciaux créent une liste des articles commandées ainsi que la quantité commandée de chaque article. La Matrice est le panier : chaque ligne de la Matrice correspond à un article du panier (cf. capture d'image ci-dessus).

🥇 D'une part, chaque ligne de la Matrice peut renvoyer à des Fiches (pour consulter des informations liées au produit par exemple) et à des Suivis (notamment pour automatiser des actions comme l'envoi de mail/SMS ou remplir des documents).

Il est aussi possible d'effectuer des calculs sur les lignes mais aussi sur les colonnes de la Matrice.

🥈 D'autre part, l'élément Matrice permet aussi d'afficher des données sur les produits (quantité vendue totale par exemple) . Ainsi, grâce aux Matrices, les commerciaux peuvent, entre autres, retrouver la quantité vendue d'un produit donné.

🎯 En somme, les Matrices sont des points de liaisons entre les données déjà disponibles (informations du produit et du client) et les données entrées par les commerciaux.

🎯 Les Matrices sont des éléments dynamiques car non seulement elles sont modifiables à tout moment mais aussi car elles permettent d'effectuer toutes sortes d'actions : remplir des documents, envoyer des mails/SMS, effectuer des calculs, etc... .

🤓 Comment créer une Matrice ?

Attention ! On ne peut créer une Matrice que dans un workflow.

1️⃣ Création de la Matrice. Cliquez sur + au centre d'un bloc puis cliquez sur Nouvelle Matrice.

Un tableau de la sorte s'affiche :

En cliquant sur la matrice, vous verrez apparaître le menu de configuration de la matrice.

Depuis l'onglet Paramètres, vous pouvez renommer votre matrice dans le champs Identifiant unique de la matrice. Cette étape peut sembler dérisoire mais elle vous permettra a posteriori de réutiliser les documents de cette matrice, notamment pour remplir un document.

2️⃣ Remplir la Matrice. Maintenant que la structure de la Matrice est créée, il est temps de la remplir. Pour cela, cliquez sur + Ajouter une colonne dans l'onglet Colonnes. Vous pouvez alors choisir les champs que vous voulez faire apparaître dans votre Matrice.

Dans notre exemple, on souhaite rentrer la quantité d'un produit. Je clique donc sur le champ Nombre.

Le champ apparaît alors dans la Matrice comme suit.

3️⃣ Paramétrer les champs de la Matrice. Pour modifier le titre de la colonne, il suffit de cliquer sur le nom du champ dans la barre de droite, en l'occurrence ici "Nombre". Si vous cliquez sur "...", vous pourrez soit supprimer la colonne, soit la modifier et lui associer un Identifiant unique. La modification s'effectue comme pour un champ classique.

4️⃣ Créer une Fiche dans une Matrice. La Matrice est un Workflow dans un Workflow. À l'instar d'un workflow, on peut donc créer des Fiches dans une Matrice. Il suffit pour cela de cliquer l'onglet Plus dans la barre de droite.

Cliquez ensuite sur le bouton + puis sur le bouton + Nouvelle fiche.

Une nouvelle Fiche s'affiche alors. Elle fonctionne comme toutes les autres fiches.

👀 Maintenant il faut rendre cette fiche accessible à l'Utilisateur. Pour cela, rien de plus simple. Cliquez sur + Ajouter une colonne puis sur le bouton Fiche.

Il vous faut ensuite choisir à quelle Fiche vous associez cette colonne en sélectionnant dans le menu déroulant la Fiche choisie.

Une nouvelle colonne composée de boutons s'affiche. Chaque bouton renvoie à la Fiche correspondant à la ligne de la Matrice. Ainsi chaque ligne de la Matrice est associée à un ensemble de données qui sont rangées dans la Fiche.

5️⃣ Créer un Suivi dans une Matrice.

La procédure est identique à la création d'une Fiche. Dans un premier temps, il faut créer le Suivi en tant que tel puis il faut créer l'accès à ce Suivi en créant un bouton.

6️⃣ Créer un calcul.

Affichez l'onglet Calculs, puis cliquez alors que le bouton +. Dans notre cas, on souhaite faire la somme de tous les totaux de lignes. Pour cela, cliquez sur + Nouveau calcul de colonne.

Un pop-up s'affiche alors. Renommer votre calcul. Le calcul est enregistré, vous pourrez le réutiliser. Pour les calculs de colonnes, les options "SOMME", "MOYENNE", "MIN" et "MAX" sont disponibles. Ce n'est pas le cas pour les calculs de lignes.

Les opérateurs à utiliser dans les calculs sont ceux d'Excel :

LA SOMME : +
LA SOUSTRACTION : -
LA MULTIPLICATION : *
LA DIVISION : /

⌨️ Comment utiliser une Matrice ?

Une fois dans le dossier de la commande, je remplis le panier en ajoutant des lignes successivement.

Je clique donc sur le bouton + situé à gauche sous la barre de la Matrice puis sur + Nouvelle ligne.

Il me suffit ensuite de remplir les champs. Je peux ensuite accéder à la Fiche et au Suivi associés à cette ligne. Dans la Fiche, je peux stocker des informations nécessaires au dossier comme des photographies du produit ou bien l'IBAN du client. Dans le Suivi, je peux effectuer tout type d'action comme le remplissage d'une facture par exemple.