📄Créer un document
Pour cette action, vous allez pouvoir importer un document vierge (PDF, docx, pptx, xlsx) ou choisir un champ fichier et le remplir avec des variables de la table et/ou des variables utilisateurs.
Vous avez la possibilité de :
Créer un document pdf en :
Cette page explique également comment remplacer automatiquement des images de votre document par le contenu d'un champ fichier.
🔵 Remplir un document au format .docx
Par exemple : remplir une attestation COVID
1️⃣ Dans un workflow, créer une page et y ajouter les champs que vous souhaitez faire apparaitre sur votre document.
Pour cet exemple, nous allons utiliser :
Quatre champs texte : Nom, Prénom, Ville et Motif du déplacement;
Un champ date : Date de naissance;
Deux champs adresse : Lieu de naissance et Adresse postale;
Un champ nombre : Code postal;
Un champ date et heure : Date de sortie.
2️⃣ Après la page, insérez une Action > Créer un document, cliquez sur Remplir un docx puis passez à l'étape suivante.
3️⃣ Dans la deuxième étape Paramétrage du document à remplir, cliquez sur les champs (de la table ou de l'utilisateur créateur) que vous voulez voir figurer sur le document rempli.
Si vous vous êtes trompé, dans la colonne "champs à placer", cliquez sur la croix à côté du champ que vous voulez retirer.
Puis passez à l'étape suivante.
4️⃣ AVANT d'importer votre document docx, positionnez-y les variables sélectionnées lors de l'étape précédente. Pour ce faire, copiez chacun des champs et collez-les à l'emplacement voulu dans votre document.
Vous pouvez également créer des blocs conditionnels. Définissez des conditions pour ce bloc et placez vos balises de début et de fin dans votre document. Tout texte ou variable placé entre ces balises sera affiché s'il respecte les conditions du bloc.
Pour sélectionner d'autres variables, le bouton Ajouter/supprimer des champs vous permet de revenir à l'étape précédente.
Rendu du document docx avec les Variables
5️⃣ Choisissez le nom du fichier généré (vous avez la possibilité d'y mettre des variables) et choisissez votre document. Vous avez deux solutions :
Un champ fichier : pour notamment laisser l'utilisateur final choisir le modèle qu’il souhaite utiliser;
Importer un fichier ici : pour directement télécharger le modèle voulu.
Dans cet exemple, nous allons nommer notre fichier généré "attestation_covid" et directement importer notre docx.
Vous pouvez avoir un aperçu du document en cliquant sur le bouton Télécharger un document rempli de test afin de vérifier que vos accolades sont bien remplacées. Si toutes les accolades ont disparues, cela veut dire que votre fusion a fonctionné.
6️⃣ Vous pouvez ensuite créer une page pour que l'Utilisateur puisse télécharger le document. Insérez un élément Document créé puis sélectionnez le document dans la liste déroulante.
Vous pouvez également joindre le document créé à vos action envoi de mail.
🔴 Créer un document PDF
Pour créer un document au format pdf, vous avez deux possibilités : Convertir un document créé en pdf ou Remplir un document pdf existant.
Convertir un document créé en pdf
La première solution pour créer un pdf est de d'abord créer un premier document docx, puis de convertir ce document en pdf.
Continuons l'exemple de l'attestation COVID.
1️⃣ Commencer par suivre les étapes de création d'un docx.
2️⃣ À la suite de votre action de création de docx, insérez une Action > Créer un document, cliquez sur Convertir un document créé en pdf puis passez à l'étape suivante.
3️⃣ Choisissez l'identifiant du fichier généré qui sera la nom de la variable contenant votre fichier que vous pourrez utiliser pour afficher le document sur une page, dans un tableau ou l'envoyer par mail.
4️⃣ Comme pour le document docx, choisissez le nom du fichier généré ainsi que le document créé à convertir en pdf. Dans notre cas, il s'agit du docx d'attestation qui vient d'être créé à l'étape précédente.
6️⃣ Vous pouvez ensuite créer une page pour que l'Utilisateur puisse voir le document. Insérez un élément Document créé puis sélectionnez le document dans la liste déroulante et sélectionnez Afficher le document dans le paramètre Affichage.
Remplir un document au format PDF
Pour créer un pdf, vous pouvez également partir d'un document pdf existant et y rajouter des informations par-dessus.
Toujours sur l'exemple de l'attestation COVID :
1️⃣ Dans un workflow, créer une page et y ajouter les champs que vous souhaitez faire apparaitre sur votre document. Pour cet exemple, nous allons utiliser : Nom, Prénom, Ville, Motif du déplacement, Date de naissance, Lieu de naissance, Adresse postale, Code postal, Date de sortie.
2️⃣ Après la page, insérez une Action > Créer un document, cliquez sur Remplir un pdf puis passez à l'étape suivante.
3️⃣ Comme pour le document docx, choisissez le nom du fichier généré ainsi que le modèle de document à remplir.
4️⃣ Votre document s'affiche avec, à droite de l'écran, la liste des champs de la Table et des champs Utilisateur à apposer dans votre document. Vous avez aussi la possibilité de compléter votre document PDF avec un ajout de texte libre.
5️⃣ Insérer vos champs à l'endroit où vous souhaitez qu'ils apparaissent dans le document. Cliquez sur le champ souhaité puis, à l'aide de votre souris, délimitez la taille et l'emplacement du champ.
Pour insérer un champ QCU dans votre document deux options s'offrent à vous :
placer la variable dans le document qui contiendra l'option que l'Utilisateur aura sélectionnée dans le workflow Dans ce cas, le texte de l'option sélectionnée par l'Utilisateur s'affichera.
placer les options sous forme de coche Dans ce cas, votre document PDF devra contenir les options proposées en toutes lettres dans le workflow afin de pouvoir faire apparaître la coche associé à côté. La coche sera la représentation de l'option sélectionnée par l'Utilisateur.
6️⃣ Vous pouvez ensuite créer une page pour que l'Utilisateur puisse télécharger le document. Insérez un élément Document créé puis sélectionnez le document dans la liste déroulante. Vous pouvez également générer un envoi d'email en joignant le document rempli à votre envoi.
🟠 Remplissage de document au format .pptx
Par exemple : remplir une présentation
1️⃣ Dans un workflow, créer une page et y ajouter les champs que vous souhaitez faire apparaitre sur votre document.
Pour cet exemple, nous allons utiliser :
Trois champs texte : Titre présentation, Nom et Prénom;
Un champ paragraphe : Contenu présentation;
Un champ fichier : Image présentation;
Un champ e-mail : Email;
Un champ téléphone : Numéro de mobile;
2️⃣ Après la page, insérez une Action > Créer un document, cliquez sur Remplir un pptx puis passez à l'étape suivante.
3️⃣ Dans la deuxième étape Paramétrage du document à remplir, cliquez sur les champs (de la table ou de l'utilisateur créateur) que vous voulez voir figurer sur le document rempli.
Si vous vous êtes trompé, dans la colonne "champs à placer", cliquez sur la croix à côté du champ que vous voulez retirer.
Puis passez à l'étape suivante.
4️⃣ AVANT d'importer votre document pptx, positionnez-y les variables sélectionnées lors de l'étape précédente. Pour ce faire, copiez chacun des champs et collez-les à l'emplacement voulu dans votre document.
Vous pouvez également créer des blocs conditionnels. Définissez des conditions pour ce bloc et placez vos balises de début et de fin dans votre document. Tout texte ou variable placé entre ces balises sera affiché s'il respecte les conditions du bloc.
Pour sélectionner d'autres variables, le bouton Ajouter/supprimer des champs vous permet de revenir à l'étape précédente.
Rendu du document pptx avec les variables
5️⃣ Choisissez le nom du fichier généré (vous avez la possibilité d'y mettre des variables) et choisissez votre document. Vous avez deux solutions :
Un champ fichier : pour notamment laisser l'utilisateur final choisir le modèle qu’il souhaite utiliser;
Importer un fichier ici : pour directement télécharger le modèle voulu.
Dans cet exemple, nous allons nommer notre fichier généré "présentation" et directement importer notre pptx.
Vous pouvez avoir un aperçu du document en cliquant sur le bouton Télécharger un document rempli de test afin de vérifier que vos accolades sont bien remplacées. Si toutes les accolades ont disparues, cela veut dire que votre fusion a fonctionné.
6️⃣ Vous pouvez ensuite créer une page pour que l'Utilisateur puisse télécharger le document. Insérez un élément Document créé puis sélectionnez le document dans la liste déroulante.
Vous pouvez également joindre le document créé à vos action envoi de mail.
🟢 Remplissage de document au format .xlsx
Par exemple : remplir un devis excel.
1️⃣ Dans un workflow, créer une page et y ajouter les champs que vous souhaitez faire apparaitre sur votre document.
Pour cet exemple, nous allons utiliser une matrice avec :
Un champ texte : Désignation
Trois champs nombre : Quantité, Prix unitaire HT, Taux TVA;
Des calculs de totaux;
2️⃣ Après la page, insérez une Action > Créer un document, cliquez sur Remplir un excel (.xlsx) puis passez à l'étape suivante.
3️⃣ Dans la deuxième étape Paramétrage du document à remplir, cliquez sur les champs (de la table ou de l'utilisateur créateur) que vous voulez voir figurer sur le document rempli.
Si vous vous êtes trompé, dans la colonne "champs à placer", cliquez sur la croix à côté du champ que vous voulez retirer.
Puis passez à l'étape suivante.
4️⃣ AVANT d'importer votre document pptx, positionnez-y les variables sélectionnées lors de l'étape précédente. Pour ce faire, copiez chacun des champs et collez-les à l'emplacement voulu dans votre document.
Vous pouvez également créer des blocs conditionnels. Définissez des conditions pour ce bloc et placez vos balises de début et de fin dans votre document. Tout texte ou variable placé entre ces balises sera affiché s'il respecte les conditions du bloc.
Pour sélectionner d'autres variables, le bouton Ajouter/supprimer des champs vous permet de revenir à l'étape précédente.
Rendu du document xlsx avec les Variables
5️⃣ Choisissez le nom du fichier généré (vous avez la possibilité d'y mettre des variables) et choisissez votre document. Vous avez deux solutions :
Un champ fichier : pour notamment laisser l'utilisateur final choisir le modèle qu’il souhaite utiliser;
Importer un fichier ici : pour directement télécharger le modèle voulu.
Dans cet exemple, nous allons nommer notre fichier généré "devis" et directement importer notre xlsx.
Vous pouvez avoir un aperçu du document en cliquant sur le bouton Télécharger un document rempli de test afin de vérifier que vos accolades sont bien remplacées. Si toutes les accolades ont disparues, cela veut dire que votre fusion a fonctionné.
6️⃣ Vous pouvez ensuite créer une page pour que l'Utilisateur puisse télécharger le document. Insérez un élément Document créé puis sélectionnez le document dans la liste déroulante.
Vous pouvez également joindre le document créé à vos action envoi de mail.
Aperçu côté End-User
Pour le devis suivant rempli sur Ksaar :
Vous obtenez le document Excel suivant :
🔁 Remplacer une image
Pour insérer une image issue d'un champ fichier dans un document docx, pptx ou xlsx, vous pouvez simplement positionner la variable correspondante sur votre modèle. Cependant, si vous souhaitez définir précisément l'emplacement et les dimensions de votre image, vous pouvez ajouter une image temporaire sur votre modèle qui sera remplacée par votre image issue du champ fichier.
1️⃣ Placer votre image qui va être remplacée sur votre document modèle à la position et aux dimensions que vous souhaitez.
2️⃣ Dans les options de l'image, cliquez sur Texte alternatif (ou texte de remplacement sur word) et placez le nom de votre variable dans le menu qui apparait.
3️⃣ Créez votre document avec une image dans le champ fichier et elle sera directement placée au bon endroit.
Dernière mise à jour
