📄Créer un document
Pour cette action, vous allez pouvoir importer un document vierge (PDF, docx, pptx, xlsx) ou choisir un champ fichier et le remplir avec des variables de la table et/ou des variables utilisateurs.
Vous avez la possibilité de :
🔵 Remplissage de document au format docx (Word)
Par exemple : remplir une attestation COVID
1️⃣ Créez un workflow avec les champs que vous souhaitez faire apparaitre sur votre document. Ici nous aurons besoin du Nom, Prénom, Date & Lieu de naissance, Adresse, Ville & Code Postal, Date et heure de sortie & motif du déplacement.
2️⃣ Après la page, insérez une Action > Créer un document > Remplir un docx puis passez à l'étape suivante.
3️⃣ Paramétrage du document à remplir : sélectionnez les champs (de la table ou champs Utilisateur) que vous voulez voir figurer sur le document rempli et ajoutez-les en cliquant dessus. Si vous vous êtes trompé, dans la colonne "champs à placer", cliquez sur la croix à côté du champ que vous voulez retirer.
Les champs Créé le et Modifié le vous permettent d'afficher respectivement la date de création et la date de modification de votre enregistrement dans le docX.
Puis passez à l'étape suivante.
4️⃣ AVANT d'importer votre docx : positionnez les Variables sélectionnées lors de l'étape précédente dans votre document docx par des copier/coller afin qu'ils puissent fusionner.
💡Le bouton Ajouter/supprimer des champs vous permet de revenir à l'étape précédente.
Rendu du document docx avec les Variables
5️⃣ Importez votre fichier. Vous pouvez avoir un aperçu du document en cliquant sur le bouton Télécharger un document rempli de test afin de vérifier que vos accolades sont bien remplacées. Si toutes les accolades ont disparues, cela veut dire que votre fusion a fonctionné.
Vous avez aussi la possibilité de sélectionner un champ “Fichier” comme document à remplir. Cette fonctionnalité permet de laisser le end-user choisir le template qu’il souhaite utiliser.
6️⃣ Vous pouvez ensuite créer une page pour que l'Utilisateur puisse télécharger le document. Insérez un élément Document créé puis sélectionnez le document dans la liste déroulante.
Vous pouvez également générer un envoi d'email en joignant le document rempli à votre envoi.
🔴 Créer un document PDF
Pour créer un document au format pdf, vous avez deux possibilités : Convertir un document créé en pdf ou Remplir un document pdf existant.
Convertir un document créé en pdf
La première solution pour créer un pdf est de d'abord créer un premier document docx, puis de convertir ce document en pdf.
Gardons le même exemple : une attestation COVID.
1️⃣ Commencer par suivre les étapes de création d'un docx.
2️⃣ À la suite de votre action de création de docx, insérez une Action > Créer un document > Convertir un document créé en pdf puis passez à l'étape suivante.
3️⃣ Choisissez l'identifiant du fichier généré qui sera la nom de la variable contenant votre fichier que vous pourrez utiliser pour afficher le document sur une page, dans un tableau ou l'envoyer par mail.
4️⃣ Choisissez le nom du fichier généré qui sera le nom du fichier quand il sera téléchargé.
5️⃣ Enfin choisissez le document créé à convertir en pdf. Dans notre cas, il s'agit du docx d'attestation qui vient d'être créé à l'étape précédente.
6️⃣ Vous pouvez ensuite créer une page pour que l'Utilisateur puisse voir le document. Insérez un élément Document créé puis sélectionnez le document dans la liste déroulante et sélectionnez Afficher le document dans le paramètre Affichage.
Remplissage de document au format PDF
Pour créer un pdf, vous pouvez également partir d'un document pdf existant et y rajouter des informations par-dessus.
Repartons sur le même exemple que pour le remplissage de document au format docx : une attestation COVID.
1️⃣ Créez un workflow avec les champs que vous souhaitez faire apparaître sur votre document. Ici nous aurons besoin du Nom, Prénom, Date & Lieu de naissance, Adresse, Ville & Code Postal, Date et heure de sortie & motif du déplacement.
2️⃣ Après la première page, insérez une Action > Créer un document > Remplir un pdf puis passez à l'étape suivante.
3️⃣ Importez tout d'abord le fichier PDF que vous souhaitez remplir.
4️⃣ Votre document s'affiche avec, à droite de l'écran, la liste des champs de la Table et des champs Utilisateur à apposer dans votre document. Vous avez aussi la possibilité de compléter votre document PDF avec un ajout de texte libre.
5️⃣ Insérer vos champs à l'endroit où vous souhaitez qu'ils apparaissent dans le document. Cliquez sur le champ souhaité puis, à l'aide de votre souris, délimitez la taille et l'emplacement du champ.
❗️Insérer un champ QCU dans le PDF Pour insérer le champ QCU dans votre document deux options s'offrent à vous :
1) placer la Variable dans le document qui contiendra l'option que l'Utilisateur aura sélectionnée dans le workflow Dans ce cas, le texte de l'option sélectionnée par l'Utilisateur s'affichera.
2) placer les options sous forme de coche Dans ce cas, votre document PDF devra contenir les options proposées en toutes lettres dans le workflow afin de pouvoir faire apparaître la coche associé à côté. La coche sera la représentation de l'option sélectionnée par l'Utilisateur.
6️⃣ Une fois votre document rempli, vous allez pouvoir créer un aperçu du document dans une Page. Pour en savoir plus sur cette fonctionnalité, cliquez-ici. Vous pouvez également générer un envoi d'email en joignant le document rempli à votre envoi.
🟠 Remplissage de document au format pptx (PowerPoint)
Par exemple : remplir une présentation
1️⃣ Créez un workflow avec les champs que vous souhaitez faire apparaitre sur votre document. Ici nous aurons besoin du titre de la présentation, du contenu, d'une image, du Nom, du Prénom, de l'Email et du Numéro de mobile.
2️⃣ Après la page, insérez une Action > Créer un document > Remplir un pptx puis passez à l'étape suivante.
3️⃣ Paramétrage du document à remplir : sélectionnez les champs (de la table ou champs Utilisateur) que vous voulez voir figurer sur le document rempli et ajoutez-les en cliquant dessus. Si vous vous êtes trompé, dans la colonne "champs à placer", cliquez sur la croix à côté du champ que vous voulez retirer.
Puis passez à l'étape suivante.
4️⃣ AVANT d'importer votre pptx : positionnez les Variables sélectionnées lors de l'étape précédente dans votre document pptx par des copier/coller afin qu'ils puissent fusionner.
💡Le bouton Ajouter/supprimer des champs vous permet de revenir à l'étape précédente.
Rendu du document pptx avec les Variables
5️⃣ Importez votre fichier. Vous pouvez avoir un aperçu du document en cliquant sur le bouton Télécharger un document rempli de test afin de vérifier que vos accolades sont bien remplacées. Si toutes les accolades ont disparues, cela veut dire que votre fusion a fonctionné.
Vous avez aussi la possibilité de sélectionner un champ “Fichier” comme document à remplir. Cette fonctionnalité permet de laisser le end-user choisir le template qu’il souhaite utiliser.
6️⃣ Vous pouvez ensuite créer une page pour que l'Utilisateur puisse télécharger le document. Insérez un élément Document créé puis sélectionnez le document dans la liste déroulante.
🟢 Remplissage de document au format xlsx (excel)
Par exemple : remplir un devis excel
1️⃣ Créez un workflow avec les champs que vous souhaitez faire apparaitre sur votre document. Ici nous aurons besoin d'une matrice avec une désignation, une quantité, un prix unitaire HT, un taux TVA, et des calculs de totaux.
2️⃣ Après la page, insérez une Action > Créer un document > Remplir un excel (.xlsx) puis passez à l'étape suivante.
3️⃣ Paramétrage du document à remplir : sélectionnez les champs (de la table ou champs Utilisateur) que vous voulez voir figurer sur le document rempli et ajoutez-les en cliquant dessus. Si vous vous êtes trompé, dans la colonne "champs à placer", cliquez sur la croix à côté du champ que vous voulez retirer.
Puis passez à l'étape suivante.
4️⃣ AVANT d'importer votre xlsx : positionnez les Variables sélectionnées lors de l'étape précédente dans votre document xlsx par des copier/coller afin qu'ils puissent fusionner.
💡Le bouton Ajouter/supprimer des champs vous permet de revenir à l'étape précédente.
Rendu du document xlsx avec les Variables
5️⃣ Importez votre fichier. Vous pouvez avoir un aperçu du document en cliquant sur le bouton Télécharger un document rempli de test afin de vérifier que vos accolades sont bien remplacées. Si toutes les accolades ont disparues, cela veut dire que votre fusion a fonctionné.
Vous avez aussi la possibilité de sélectionner un champ “Fichier” comme document à remplir. Cette fonctionnalité permet de laisser le end-user choisir le template qu’il souhaite utiliser.
6️⃣ Vous pouvez ensuite créer une page pour que l'Utilisateur puisse télécharger le document. Insérez un élément Document créé puis sélectionnez le document dans la liste déroulante.
Aperçu côté End-User
Pour le devis suivant rempli sur Ksaar :
Vous obtenez le document Excel suivant :
🔁 Remplacer une image
Pour insérer une image issue d'un champ fichier dans un document docx, pptx ou xlsx, vous pouvez simplement positionner la variable correspondante sur votre modèle. Cependant, si vous souhaitez définir précisément l'emplacement et les dimensions de votre image, vous pouvez ajouter une image temporaire sur votre modèle qui sera remplacée par votre image issue du champ fichier.
1️⃣ Placer votre image qui va être remplacée sur votre document modèle à la position et aux dimensions que vous souhaitez.
2️⃣ Dans les options de l'image, cliquez sur Texte alternatif (ou texte de remplacement sur word) et placez le nom de votre variable dans le menu qui apparait.
3️⃣ Créez votre document avec une image dans le champ fichier et elle sera directement placée au bon endroit.
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