🚀Workflow public

Les workflows publics vous permettent de partager vos workflows avec toute personne ayant le lien d'accès à ce workflow. Contrairement aux workflows privés, les utilisateurs n'ont pas besoin de s'identifier pour y accéder.

Il est important de noter que dans un workflow public, l'utilisateur n'a pas accès aux enregistrements des workflows privés. Par conséquent, il n'est pas possible de rediriger l'utilisateur d'un workflow public vers un autre workflow, une fiche ou un suivi. De même, il n’est pas possible d’afficher des éléments permettant de visualiser de la donnée, exception faite pour les planning de réservation de créneaux.

Pour rendre un workflow public, vous devez cliquer sur le cadenas en dessous du nom du workflow.

Cette action est irréversible : un workflow public ne peut pas redevenir privé.

En tant que Maker, vous avez accès aux enregistrements des personnes ayant accédé au workflow public, mais vous n'avez aucune information sur l''identité de ces personnes car elles n'ont pas été identifiées.

🪄 Magic Links

Vous avez la possibilité de préremplir un workflow public en donnant une valeur initiale à un ou plusieurs champs de votre workflow dans son URL.

Pour cela :

1️⃣ Copiez le lien de votre workflow public

2️⃣ Ajoutez les valeurs des champs : à la fin de l'URL, ajoutez le caractère "?" pour indiquer que vous allez spécifier des valeurs pour les champs. Ensuite, ajoutez l'identifiant unique du champ que vous souhaitez préremplir, suivi du signe égal "=", puis la valeur que vous souhaitez attribuer à ce champ.

Assurez-vous que l'identifiant unique du champ que vous ajoutez dans l'URL est écrit exactement de la même manière que dans Ksaar. Si l'identifiant unique n'est pas identique, le champ ne sera pas prérempli correctement.

Voici un tableau récapitulant les différents types de champs que vous pouvez remplir dans les magic links, ainsi que la manière de les remplir pour obtenir les résultats souhaités :

Texte Nombre Paragraphe Url Email Téléphone IBAN	Les champs Texte, Nombre, Paragraphe, Url, Email, Téléphone, IBAN doivent être remplis de la même façon que vous souhaitez qu'ils apparaissent dans le champ. Par exemple, si vous souhaitez que le champ Texte d'identifiant unique "Texte" affiche "Bonjour", vous devez saisir ?Texte=Bonjour à la fin de votre lien.
Liaison simple Liaison utilisateur	La liaison doit prendre la valeur de l'ID de l'enregistrement auquel vous souhaitez la lier. Par exemple, si vous souhaitez lier votre enregistrement en cours à un autre enregistrement d'id "4fce2c0d-74ad-40f2-96de-976c9474c2d9" via une liaison simple d'identifiant unique "liaison_simple" il faut ajouter ?liaison_simple=4fce2c0d-74ad-40f2-96de-976c9474c2d9 à la fin de votre lien.
Persona	Le champ Persona doit prendre la valeur de l'ID du persona que vous souhaitez sélectionner. Pour trouver l'ID d'un persona, vous devez vous rendre sur l'espace personnel de ce persona et dans le lien de la page de cet espace, copier la suite de caractère entre personaId= et &. Par exemple, si vous souhaiter sélectionner la persona Client d'ID "6da1cede-386b-47f9-8c2d-de57706d7fa9" dans le champ Persona d'identifiant unique Persona1, il faut ajouter ?Persona1=6da1cede-386b-47f9-8c2d-de57706d7fa9 à la fin de votre lien.
Date	Les dates doivent être format ISO. Par exemple, la date du 1er mai 2023, s'écrit 20230501 ou 2023-05-01 au format ISO.
Date et heure	Les dates et heures doivent être au format ISO. Par exemple, la date du 1er mai 2023 à 11h00, s'écrit 2023-05-01T11:00:00 au format ISO.
Chrono	Le chrono doit prendre la valeur que vous souhaitez en seconde. Par exemple, si vous souhaitez que le champ Chrono d'identifiant unique "ChronoFormulaire" prenne la valeur 1min30, vous devez saisir : ?ChronoFormulaire=90 à la fin de votre lien.
Durée	La durée doit prendre la valeur que vous souhaitez en seconde. Par exemple, si vous souhaitez que le champ Durée d'identifiant unique "DuréeFormulaire" prenne la valeur 3h35, vous devez saisir : ?DuréeFormulaire=12900 à la fin de votre lien.

3️⃣ Pour préremplir plusieurs champs, séparez-les avec le caractère "&". Par exemple, si vous souhaitez qu'un champ Nombre d'identifiant unique Prix affiche 10 et un champ Date d'identifiant unique DateCommande affiche 1er mai 2023, ajoutez ?Prix=10&DateCommande=2023-05-01 à la fin de votre lien :

Exemple de préremplissage des champs d'un workflow public

Il peut être utile d'utiliser les Magic Links avec l'action Créer un QR code pour permettre à votre utilisateur de visualiser un enregistrement effectué dans une table spécifique 👉🏼 Utilisation des Magic links dans l'action Créer un QR code.