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Les Actions

💥 Ajouter des Actions

Comme nous l'avons vu, vous pouvez insérer des Pages mais également des Actions dans les Parcours. L'Action aura lieu à l'endroit où vous la placez et n'est pas visible par l'Utilisateur.
Les actions disponibles :
  • Envoi d'e-mail / SMS
  • Redirection
  • Remplissage de document
  • Exporter une fiche
  • Scénarios conditionnels
  • Mettre à jour les champs et liaisons
  • Ajouter l'utilisateur à des groupes
  • Signature électronique
  • Call API

✉️ Envoi d'e-mails et de SMS

Vous pouvez configurer un envoi automatique d'e-mails et de SMS dans un Parcours sous forme d’Action. Il sera envoyé en passant d’une Page à une autre.

⚙️ Paramétrage des e-mails et des SMS

Pour l'envoi d'e-mails, vous pouvez paramétrer l'adresse à qui l'Utilisateur répondra, le sujet de l'e-mail, le Destinataire, la Copie Carbone, le "Blind Carbon Copy" = Copie Carbone Caché ainsi que le corps de l'e-mail dans lequel vous pourrez ajouter des Variables.
Pour l'envoi de SMS, vous pouvez paramétrer le nom de l'expéditeur à afficher, le numéro du destinataire ainsi qu'ajouter des Variables dans le corps du texte.
Paramétrage de l'envoi de mail - Paramétrage de l'envoi de SMS

Les Variables pour personnaliser votre envoi

Je personnalise mon email ou mon SMS en ajoutant des Variables du Parcours qui concernent des champs utilisateur. Comme : "Bonjour {Prénom}, {Nom} (...)" Vous pouvez également ajouter des Variables du Parcours, des Variables de Parcours Liés ou encore des Variables d'Utilisateurs Liés. Vous avez également la possibilité de joindre des documents:
  • Issu d'un champ fichier
  • Rempli préalablement dans le parcours (voir partie Remplir un document).
  • Une fiche exportée (voir partie Exporter une fiche)
Insérez une Variable du Parcours en le cliquant sur le bouton "Ajouter une Variable".

📄 Remplir un document

Pour cette action, vous allez pouvoir importer un document vierge (PDF, docx) et le remplir avec des Variables du Parcours & du Parcours d'accès.
Vous pourrez également convertir un docx créé en PDF

🔵 Remplissage de document au format docx (Word)

Par exemple : remplir une attestation COVID
1️⃣ Créez un parcours avec les champs que vous souhaitez faire apparaitre sur votre document. Ici nous aurons besoin du Nom, Prénom, Date & Lieu de naissance, Adresse, Ville & Code Postal, Date et heure de sortie & motif du déplacement.
2️⃣ Après le Parcours, insérez une Action > Remplir un Document > Type de document à remplir : docx puis passez à l'étape suivante.
Sélectionnez le type de document à remplir et passez à l'étape suivante
3️⃣ Paramétrage du document à remplir : sélectionnez les champs (du Parcours ou champs Utilisateur) que vous voulez voir figurer sur le document rempli et ajoutez-les en cliquant dessus. Si vous vous êtes trompé, dans la colonne "champs à placer", cliquez sur la croix à côté du champ que vous voulez retirer. Puis passez à l'étape suivante.
Paramétrage du document à remplir : sélection des champs à placer sur le document
4️⃣ AVANT d'importer votre docx : positionnez les Variables sélectionnées lors de l'étape précédente dans votre document docx par des copier/coller afin qu'ils puissent fusionner.
Liste des Variables à apposer dans le docx avant importation
💡Le bouton Ajouter/supprimer des champs vous permet de revenir à l'étape précédente.
Rendu du document docx avec les Variables
Rendu du document avant importation
Après le remplissage de votre document, vous pouvez programmer l'envoi d'un e-mail et joindre le document rempli à cet e-mail.
5️⃣ Importez votre fichier. Vous pouvez avoir un aperçu du document en cliquant sur le bouton Télécharger un document rempli de test afin de vérifier que vos accolades sont bien remplacées. Si toutes les accolades ont disparues, cela veut dire que votre fusion a fonctionné.
6️⃣ Vous pouvez ensuite créer une page pour que l'Utilisateur puisse télécharger le document. Insérez un élément document rempli puis sélectionnez le document dans la liste déroulante.
Vous pouvez également générer un envoi d'email en joignant le document rempli à votre envoi.
Envoi d'email en joignant le document rempli par email

🟡 Remplissage de document au format PDF

Prenons le même exemple que pour le remplissage de document au format docx : une attestation COVID. 1️⃣ Créez un parcours avec les champs que vous souhaitez faire apparaître sur votre document. Ici nous aurons besoin du Nom, Prénom, Date & Lieu de naissance, Adresse, Ville & Code Postal, Date et heure de sortie & motif du déplacement.
2️⃣ Après le Parcours, insérez une Action > Remplir un Document > Type de document à remplir : PDF puis passez à l'étape suivante.
Sélectionnez le type de document à remplir et passez à l'étape suivante
3️⃣ Importez tout d'abord le fichier PDF que vous souhaitez remplir.
Insérer le document PDF
4️⃣ Votre document s'affiche avec, à droite de l'écran, la liste des champs du Parcours et des champs Utilisateur à apposer dans votre document. Vous avez aussi la possibilité de compléter votre document PDF avec un ajout de texte libre et l'ajout d'une signature à placer dans votre document 👈🏼 pour en savoir + sur cette fonctionnalité, cliquez-sur le lien.
Visualisation du document PDF et champs à apposer dans le document
5️⃣ Insérer vos champs à l'endroit où vous souhaitez qu'ils apparaissent dans le document. Cliquez sur le champ souhaité puis, à l'aide de votre souris, délimitez la taille et l'emplacement du champ.
Insérer des champs dans un document PDF
❗️Insérer un champ QCU dans le PDF Pour insérer le champ QCU dans votre document deux options s'offrent à vous :
1) placer la Variable dans le document qui contiendra l'option que l'Utilisateur aura sélectionnée dans la Parcours Dans ce cas, le texte de l'option sélectionnée par l'Utilisateur s'affichera.
2) placer les options sous forme de coche Dans ce cas, votre document PDF devra contenir les options proposées en toutes lettres dans le Parcours afin de pouvoir faire apparaître la coche associé à côté. La coche sera la représentation de l'option sélectionnée par l'Utilisateur.
6️⃣ Une fois votre document rempli, vous allez pouvoir créer un aperçu du document dans une Page. Pour en savoir plus sur cette fonctionnalité, cliquez-ici. Vous pouvez également générer un envoi d'email en joignant le document rempli à votre envoi.
Envoi d'email en joignant le document PDF rempli par email

▶️ Exporter une fiche

L'action "Exporter une fiche", va vous permettre de créer le PDF d'une fiche et de l'insérer dans une action : envoi d'email.
1️⃣ J'insère l'action "Exporter une fiche" 2️⃣ Je définis quelle fiche je veux exporter et quelle page de cette fiche 3️⃣ J'insère une action "Envoi de mail" puis, une fois mon email programmé je sélectionne la pièce jointe = la fiche que je viens d'exporter.

🧭 Redirection

L'Action Redirection, comme son nom l'indique, permet de rediriger l'Utilisateur vers une page de son Espace Personnel ou un lien externe après avoir terminé un Parcours.
Il est indispensable de mettre une Action Redirection après un Parcours, cela permet de terminer ce dernier. S'il n'y a pas de redirection, le parcours n'est pas terminé et apparaît "en cours".