🤐Créer un fichier zip

L’action "Créer un fichier ZIP" vous permet de compresser un ou plusieurs fichiers dans une seule archive .zip. Elle est particulièrement utile pour l’export de fichiers en masse, afin de rassembler automatiquement plusieurs documents dans un seul fichier téléchargeable.

Cette action est disponible uniquement dans les automations, car la création d’un fichier ZIP peut prendre un certain temps.

⚙️ Paramétrer l'action

1️⃣ Choisissez le champ fichier de destination qui accueillera le fichier ZIP généré à l’issue de l’action. C’est dans ce champ que sera enregistré le fichier .zip final.

2️⃣ Définissez le nom du fichier ZIP. Vous pouvez insérer des variables dynamiques pour un nommage automatique et personnalisé.

3️⃣ Choisissez la source des fichiers à inclure. Vous avez deux possibilités :

• Depuis l’enregistrement en cours : sélectionnez directement les champs fichiers de l'enregistrement en cours que vous souhaitez inclure dans le ZIP.

• Depuis les enregistrements d’une autre table :

  • Choisissez la table source.

  • Appliquez, si besoin, des filtres pour restreindre les enregistrements à inclure.

  • Sélectionnez les champs fichiers à ajouter à l’archive.

💡 Vous pouvez inclure des champs fichiers simples ou multiples.

La taille totale des fichiers ajoutés dans le ZIP ne doit pas excéder 15 Mo pour les plans Starter et Business, et 100 Mo pour les plans Enterprise. Au-delà de cette limite, la création de l’archive échouera.

🚧 Effectuer un export en masse depuis un tableau

Ce cas d’usage vous permet de réaliser un export en masse de fichiers présents dans une table, sous la forme d’une archive ZIP téléchargeable via un lien public. Dans cet exemple, nous allons exporter plusieurs comptes rendus de réunion au format PDF à partir d’une table.

📋 Étape 1 - Préparer vos données

Dans votre base, vous disposez d’un tableau contenant des enregistrements avec des fichiers. Exemple : Table Réunions où chaque enregistrement contient un fichier PDF (le compte rendu de réunion).

Exemple d'un tableau de compte rendu de réunion

⚙️ Étape 2 - Créer l’action personnalisée d’export

1️⃣ Créez une nouvelle action personnalisée dans votre tableau. 2️⃣ Dans la page de cette action, ajoutez :

• Un champ e-mail pour indiquer l’adresse du destinataire.

• Un champ texte pour définir le nom du fichier ZIP.

3️⃣ Renommez la table liée à cette action personnalisée, par exemple : Export en masse – Tableau réunion 4️⃣ Dans cette table, ajoutez un champ fichier. Ce champ servira à stocker le ZIP généré.

🪄 Étape 3 - Créer le Magic Link (téléchargement du ZIP)

Afin de faciliter le partage, nous allons créer un workflow public qui permettra de télécharger le fichier ZIP via un lien, plutôt que de l’envoyer directement par e-mail (les fichiers ZIP pouvant être volumineux).

1️⃣ Créez une nouvelle table “Lien du fichier ZIP”.

2️⃣ Liez cette table à la table Export en masse – Tableau grâce à un champ liaison simple

3️⃣ Dans votre workflow public, ajoutez une page qui affichera le fichier ZIP depuis le champ fichier lié grâce à un élément contenu basique Document.

⚡ Étape 4 — Créer l’automation d’export

1️⃣ Créez une automation déclenchée lorsqu’un enregistrement est créé dans la table Export en masse – Tableau. 2️⃣ Ajoutez une action “Créer un fichier ZIP”. 3️⃣ Paramétrez l’action :

• Champ fichier de destination : sélectionnez le champ fichier créé précédemment.

• Nom du fichier ZIP : ajoutez la variable correspondant au champ texte (nom du fichier).

• Source des fichiers : sélectionnez Depuis les enregistrements d’une table.

• Table source : choisissez la table Compte rendu.

• Filtre des enregistrements : filtrez pour ne récupérer que les enregistrements sélectionnés dans le tableau.

• Champs fichiers à inclure : choisissez le champ contenant vos fichiers PDF.

4️⃣ Ajoutez une action d’envoi d’e-mail contenant le lien du workflow public suivi de l'id de l'enregistrement en cours (magic link).

💡 Vous pouvez ainsi regrouper tous les fichiers souhaités en un seul fichier ZIP, prêt à être téléchargé.